Operation Management: cos’è e a cosa serve?

PMI e startup che vogliano gettare solide basi per sostenere il proprio business dovrebbero investire una parte delle proprie risorse nell’operation management. Ovvero, concentrarsi sulla pianificazione dei flussi di produzione dei prodotti, o di erogazione dei servizi, per seguire una strategia efficace, che metta in correlazione gli input e gli output di ogni singola area.

Ma perché?

La risposta è abbastanza logica. La gestione delle operations persegue lo scopo di ottenere una struttura aziendale funzionale, interconnessa e soprattutto efficiente, affinché l’impresa sia pronta ad affrontare le sfide di una crescita sostenibile. Ne consegue che comprendere cosa sia l’operation management, e sfruttarne appieno ogni funzione, è vitale per qualsiasi impresa.

Dunque, non tergiversiamo oltre. Vediamo assieme quali sono i concetti fondamentali da conoscere e poi analizziamo i vantaggi per le imprese che scelgono di strutturare una gestione operativa sotto la guida di un operation manager esperto.

Cos’è l’operation management?

Ogni azienda, a prescindere da com’è strutturata e da quanto è grande, ha tra gli obiettivi primari la riduzione dei costi a fronte di un lavoro più efficiente e di un incremento della produttività. Fino a qui, siamo tutti d’accordo. Ma il miglioramento continuo è ottenibile solo con l’ottimizzazione dei flussi di lavoro e con il coordinamento di tutte le attività all’interno della società.

Niente resta fuori. Dall’acquisizione delle materie prime alla distribuzione dei prodotti finiti, dalla selezione delle risorse umane fino all’erogazione dei servizi, ogni area dell’impresa richiede attenzione. Certo, con pesi e misure differenti a seconda del core business aziendale.

L’operation management è quell’insieme di attività che si concentra sull’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali interni. Ovvero, si occupa di pianificare, organizzare e supervisionare la produzione, la fabbricazione o la fornitura di beni e servizi. Dunque, include la responsabilità di assicurare che le operations aziendali siano efficienti in termini di utilizzo delle risorse e soddisfino le esigenze dei clienti in termini di quantità, qualità e tempi di consegna.

Attenzione a non confondere l’Operations Management e la Supply Chain Management. Sono due aree della gestione aziendale che si sovrappongono in molti aspetti, ma sono anche concettualmente distinte. Il focus della Supply Chain Management comprende tutti i processi coinvolti nel flusso di beni, dal punto di origine al punto di consumo.

Quindi, la Supply Chain Management si estende oltre i confini dell’azienda e comprende fornitori, produttori, trasportatori, magazzini, distributori e clienti, operando in un ecosistema di competenze in cui l’azienda va a inserirsi strategicamente. Ne consegue che, per impostare i processi aziendali in modo efficiente, un operation manager deve possedere anche una solida conoscenza di tutti gli aspetti che riguardano la gestione della logistica.

Come funziona l’operation management

Le fasi dell’Operations Management possono essere suddivise in diverse categorie chiave che rappresentano il ciclo di vita della gestione operativa. Tali fasi non sono sempre sequenziali. In molte aziende, avvengono simultaneamente e richiedono una continua revisione e adattamento in risposta ai cambiamenti nelle condizioni di mercato e della tecnologia.

Tuttavia, in sintesi, possiamo dire che le principali fasi dell’Operations Management comprendono:

• Analisi dei processi – l’operation manager, di solito il COO, sempre più spesso un Fractional Manager, rileva i dati delle performance aziendali, li analizza e ne ricava informazioni utili per implementare i punti di forza e intervenire sulle inefficienze.
• Pianificazione e organizzazione – dati alla mano, l’operation manager può pianificare una strategia per ottimizzare le operations aziendali, indicando una sequenza efficace delle attività orientate a perseguire obiettivi chiave specifici.
• Monitoraggio – il continuo controllo delle attività è fondamentale per individuare, tramite la raccolta, l’analisi e il confronto dei dati periodici, dei trend positivi. Oppure, viceversa, la necessità di interventi correttivi per mantenere alta l’efficienza operativa.
• Ottimizzazione dei processi – lo sviluppo degli “standard” ottimali per i flussi di lavoro garantisce l’esecuzione fluida e coerente delle attività. Dunque, questo step include l’analisi e lo sviluppo dei layout degli impianti, la selezione delle tecnologie di produzione, il controllo dell’inventario interno, ecc. Ogni azione è orientata a ridurre i margini di errore e ottimizzare le risorse, per migliorare la qualità di prodotti e servizi offerti al cliente.
• Automazione – individuate le mansioni ripetitive e di minore valore produttivo, è bene predisporre la digitalizzazione dello scambio di informazioni e l’automazione dei processi con l’implementazione di software e nuove soluzioni tecnologiche.
• Acquisizione delle risorse e coordinamento del personale – riguarda l’acquisizione del personale, dell’equipaggiamento e dei materiali necessari per la produzione. Dunque, include anche la selezione dei fornitori, l’acquisto di materiali e la selezione delle persone giuste a cui assegnare i compiti necessari a concretizzare le soluzioni introdotte.
• Gestione della supply chain – sebbene sia un campo distinto, la gestione della catena di approvvigionamento è strettamente legata all’Operations Management. Le operazioni devono essere coordinate con i fornitori e i clienti per garantire che i materiali giungano in tempo per la produzione e i prodotti finiti vengano consegnati ai clienti.
• Feedback e analisi – un check periodico dei dati permette di compilare report accurati. L’aggiornamento delle strategie è possibile solo con la raccolta di informazioni da cui si possono estrapolare le informazioni indispensabili per mantenere l’azienda agile e preparata alle fluttuazioni di mercato.

Ma l’operation management non si limita a una sequenza di passaggi schematici da completare sul lungo periodo. È un approccio dinamico alla gestione dei processi operativi.

Perciò, per implementare e rendere efficace questo tipo di gestione operativa servono esperienza e conoscenze. Dopotutto, ogni comparto dell’impresa è un pilastro portante di un business complesso, che è in grado funzionare in maniera fluida solo quando ogni sua parte è in sinergia con le altre.

Cosa fa l’Operation Manager?

Partiamo dal presupposto che tutte le funzioni aziendali producono qualcosa. Questo può essere materiale, relativo a prodotti tangibili, o immateriale, quando si tratta di servizi di cui usufruiranno i clienti. Ogni area aziendale deve essere gestita in modo strategico e guidata da un management specializzato per ottimizzare i flussi operativi di cui è composta.

Chi si occupa di operations management deve essere una persona con una visione d’insieme di tutte le aree aziendali, dal marketing all’amministrazione, per creare una cooperazione sinergica tra i diversi settori. È un ruolo che richiede flessibilità e competenze di alto livello, in continuo aggiornamento.

In genere, è il COO (Chief Operating Officer) a ricoprire la posizione di “operation manager”. Un professionista che si interfaccia direttamente con il CEO e si relaziona con i team operativi ed esecutivi, rilevandone le esigenze e le intuizioni.

Responsabilità e aree d’intervento dell’Operation Manager

Nello specifico, un Chief Operating Officer è responsabile della gestione quotidiana delle operazioni di un’azienda. È un ruolo che richiede una combinazione di capacità analitiche, organizzative e di leadership consolidate, per garantire che i processi aziendali si svolgano in modo efficiente e produttivo. Le principali responsabilità e attività svolte da questo Operation Manager riguardano:

• Pianificazione e controllo della produzione – organizza e supervisiona la produzione di beni o la fornitura di servizi. Assicura che i prodotti vengano prodotti in tempo, con qualità adeguata e nei limiti del budget.
• Gestione della qualità – con metodologie collaudate, implementa programmi di controllo qualità per mantenere e migliorare la qualità dei prodotti o servizi.
• Ottimizzazione dei processi – analizza i processi di business per identificare aree di miglioramento. Implementa iniziative di efficientamento continuo per ridurre gli sprechi e aumentare l’efficienza.
• Gestione delle risorse – valuta e pianifica le necessità di manodopera, equipaggiamento e materiali. Gestisce il bilancio operativo e controlla i costi.
• Gestione della Supply Chain – si coordina con fornitori, distributori e trasportatori per garantire un flusso efficiente di materiali in entrata e di prodotti finiti in uscita. Gestisce gli inventari e i livelli di stock per rispondere alla domanda senza eccedenze o carenze.
• Risoluzione dei problemi – interviene prontamente in caso di problemi o guasti, trovando soluzioni per minimizzare l’impatto sulle operazioni. Sviluppa e implementa piani di emergenza e di continuità operativa.
• Gestione del Personale – supervisiona il team operativo, gestendo il personale e assicurandosi che sia adeguatamente formato. Motiva i dipendenti e promuove un ambiente di lavoro positivo e produttivo.
• Conformità e normative – garantisce che le operazioni siano conformi alle leggi e ai regolamenti locali e statali.
• Relazioni con i clienti – collabora con il team di vendita per comprendere le esigenze dei clienti e garantire che i prodotti o servizi forniti incontrino la loro soddisfazione.
• Innovazione e sviluppo strategico – identifica nuove tecnologie e opportunità per innovare i processi operativi. Collabora con la direzione per sviluppare strategie a lungo termine che migliorino la competitività aziendale.

In pratica, l’Operation Manager è il fulcro delle attività quotidiane di un’azienda e si assicura che tutto funzioni in modo armonioso e orientato agli obiettivi aziendali. Ma non tutte le aziende hanno il budget o l’esigenza continua di affidarsi a un manager di altissimo livello a tempo indeterminato.

Quando si tratta di piccole e medie imprese, o di startup, la soluzione vincente è affidare questa responsabilità a un Fractional Manager. Un professionista altamente qualificato, che opera a tempo frazionato, capace di integrarsi rapidamente nelle dinamiche aziendali e di intervenire con autorevolezza sui flussi di lavoro. Ma con un ridotto impatto economico.

Quali sono i vantaggi per le PMI che investono in operation management?

Analizzare le performance dei processi aziendali, leggerne i dati e organizzare i flussi di lavoro, è la prassi per ogni azienda ambiziosa che mira a dominare il mercato. Investire in un operation management efficace e strutturato apporta vantaggi strategici e operativi imprescindibili, soprattutto per le società in crescita. Vediamo assieme una panoramica dei risultati tangibili e del loro impatto positivo sulla struttura societaria:

1. Efficienza operativa – attraverso le analisi periodiche si possono individuare i punti di forza su cui investire maggiormente. Ma soprattutto è possibile identificare le aree che necessitano di interventi correttivi o che presentano criticità tali da valutarne un rinnovamento radicale.
2. Ottimizzazione delle risorse – l’azienda potrà usare al meglio i mezzi a sua disposizione, riducendo gli sprechi e massimizzando il valore generato. È un processo di ottimizzazione declinabile su tutte le tipologie di risorse, umane, finanziarie, tecnologiche e materiali.
3. Qualità certificata – i prodotti e i servizi delle imprese che coordinano i singoli project management raggiungono livelli qualitativi superiori, perché frutto di un controllo capillare su ogni fase di realizzazione.
4. Flessibilità e adattabilità – sotto la guida di un operations manager la gestione delle operations interne va di pari passo alla gestione della supply chain. Dunque, è più semplice per la società sviluppare strategie e processi adattabili alle esigenze di mercato, restando competitiva e innovativa.
5. Costi contenuti – con un controllo capillare è possibile individuare ed eliminare facilmente gli sprechi, intervento tempestivamente per ottimizzare le risorse, ridurre i costi e migliorare il rendimento.
6. Tempistiche di produzione – una pianificazione accurata della sequenza delle attività produttive ha un impatto positivo sulla gestione dei tempi di produzione, restituendo statistiche promettenti. Un chiaro sintomo di un’azienda performante, capace di essere competitiva anche nei tempi di consegna.
7. Benessere del personale – la gestione delle operations mette al centro di tutto le esigenze dei clienti ma anche dei dipendenti. La produttività dei team aumenta con la gratificazione delle persone e con la distribuzione lungimirante dei compiti. Ma non solo, anche mettendo a disposizione le risorse necessarie a raggiungere gli obiettivi professionali.

Questi vantaggi concreti si traducono in una maggiore competitività sul mercato, una migliore flessibilità operativa e nella capacità di offrire costantemente prodotti e servizi di alta qualità ai clienti. Tutti aspetti essenziali per il successo a lungo termine di qualsiasi azienda.

Scegliere un Fractional Manager per l’operation management

L’Operations Management è vitale per qualsiasi azienda che produca beni o fornisca servizi e richiede una stretta collaborazione con altre funzioni aziendali come il marketing, le finanze e le risorse umane. Il suo obiettivo finale è quello di contribuire al successo dell’organizzazione attraverso l’ottimizzazione delle operazioni e la soddisfazione del cliente.

Ma per ottenere un uso efficiente ed efficace delle risorse, indipendentemente dal settore o dalla dimensione aziendale, servono competenza, flessibilità ed esperienza. Queste sono proprio le qualità che rendono un Fractional Manager il professionista adatto a ricoprire un ruolo C-Level così importante. Non solo perché impatta meno sul budget, a differenza di un manager sotto contratto indeterminato e full time, ma soprattutto perché si dedica verticalmente al progetto a cui viene assegnato, portando in azienda un nuovo approccio alle operations.

Se pensi che sia arrivato il momento ottimizzare l’efficienza interna, minimizzare i costi e ottimizzare i processi operativi, contattami senza impegno per un colloquio conoscitivo. Sono certo che, se lavoreremo insieme, potremo fare emergere il potenziale inespresso della tua azienda e valorizzarne i punti di forza per farla crescere e massimizzare i profitti.